Dans le cadre d’un projet de réaménagement des bureaux, les Instances Représentatives du Personnel (IRP) jouent un rôle clé. Chargées de veiller aux conditions de travail des collaborateurs, elles sollicitent souvent des expertises approfondies pour s'assurer notamment que les nouveaux espaces répondent aux besoins réels des employés. Lorsque qu'un désaccord s'installe entre la direction et les représentants du personnel, il est difficile de "factualiser" les points de vue et donc d'apporter des arguments contradictoires. Il est donc crucial de trouver des solutions pour apporter des données qui soutiennent les discussions. Parmi les outils les plus efficaces pour éclairer ces décisions, l’analyse d’usage se distingue par sa capacité à conjuguer données objectives et attentes concrètes des collaborateurs. Pourquoi et comment intégrer cette démarche dans un projet immobilier ? Décryptage.
Qu'est ce qu'une analyse d'usage ?
L’analyse d’usage consiste à collecter, analyser et traduire les habitudes, attentes et besoins des collaborateurs dans leur environnement de travail. Contrairement à une approche uniquement quantitative (ex. nombre de postes nécessaires), cette démarche met l’accent sur la qualité de l’expérience utilisateur et sur les spécificités de chaque activité.
Elle se base sur plusieurs leviers :
- Observation des pratiques actuelles : analyse des flux, interactions et usages des espaces.
- Enquête auprès des collaborateurs : via questionnaires, ateliers collaboratifs ou entretiens.
- Synthèse des contraintes opérationnelles et stratégiques : prise en compte des objectifs de l’entreprise, comme la flexibilité ou la réduction des surfaces.
L’analyse d’usage : un levier clé pour les expertises des IRP
- Répondre aux préoccupations des IRP
Les IRP ont pour mission de garantir que tout projet d’aménagement respecte les conditions de travail et contribue au bien-être des collaborateurs. Une analyse d’usage permet de fournir des données précises et contextualisées, répondant aux interrogations telles que :- Les espaces prévus sont-ils adaptés aux besoins des équipes ?
- Comment les nouvelles configurations affecteront-elles les interactions ou la productivité ?
- Les contraintes spécifiques (ex. confidentialité, bruit, ergonomie) sont-elles prises en compte ?
- Fournir des preuves tangibles
Les IRP s’appuient souvent sur des expertises tierces pour étayer leurs avis. Une analyse d’usage documentée fournit des éléments concrets et mesurables, qui peuvent être intégrés dans les rapports ou discussions avec les experts mandatés. - Faciliter le dialogue social
Les projets immobiliers peuvent être sources de tension, en particulier lorsque les collaborateurs perçoivent des décisions comme déconnectées de leurs besoins réels. L’analyse d’usage, en impliquant activement les équipes, favorise une démarche participative et transparente, réduisant ainsi les résistances au changement.
L’apport d’OX Shaper dans l’analyse d’usage
Chez OxShaper, nous avons développé un outil dédié à la digitalisation de la phase de conception des projets d’aménagement. Notre solution permet de :
- Centraliser les retours des collaborateurs via des questionnaires simples et personnalisables.
- Automatiser la traduction des réponses en une expression de besoins précise et exploitable.
- Faciliter la collaboration avec les IRP et les experts mandatés, grâce à une présentation claire et argumentée des résultats.
En s’appuyant sur notre plateforme, les entreprises peuvent non seulement répondre aux attentes des IRP mais également accélérer les phases de validation et de mise en œuvre des projets.
